Главное

Календарь мероприятий

22 ноября 2017 г.
Санкт-Петербург, отель " Кортъярд Мариотт"
Семинар
29 ноября - 1 декабря 2017 г.
Москва, ЦВК "Экспоцентр"
Международная специализированная выставка
23-26 января 2018 г.
Москва, ЦВК "Экспоцентр"
19-я Специализированная выставка строительных материалов
23-26 января 2018 г.
Красноярск, МВДЦ "Сибирь"
26-я Специализированная выставка
13-16 февраля 2018 г.
Новосибирск, МВК "Новосибирск Экспоцентр"
Выставка строительных и отделочных материалов
3-6 апреля 2018 г.
Москва, ЦВК "Экспоцентр"
24-я Международная выставка строительных и отделочных материалов

Архив выпусков


Интернет-магазин МГК "ГРАНД"
Многомерные города России
Сеть клиник эстетической медицины

Lement Pro. Система управления для современной компании

Март 2014

Lement Pro. Система управления для современной компании
Электронный документооборот, электронный архив, управление проектами ‒ системы для поддержки деятельности организаций разрабатываются и внедряются достаточно давно. Некоторые компании уже успели не только ощутить на себе все плюсы такого подхода, но и опробовать в работе несколько решений, когда старые системы переставали удовлетворять требованиям организации. О пользе применения систем такого рода и новых возможностях читателям «ИТС» рассказал директор по развитию ООО «Элемент» Алексей Абрамов.

Как правильно охарактеризовать Lement Pro? Это система электронного документооборота?
Организация электронного документооборота – это только одна из возможностей Lement Pro. Мы позиционируем систему как комплексное решение. Современные средства автоматизации предприятий в принципе должны охватывать не только документооборот, но и другие процессы. Многие из них могут быть вообще не связаны с работой над документами или связаны только косвенно. Мы даем руководителям инструмент, с помощью которого можно проследить работу над каждым поручением для каждого сотрудника. Понять реальное состояние дел по проектам. Но понять не в тот момент, когда уже слишком поздно, а прямо здесь и сейчас. В любой момент и без длительных совещаний. Можно построить работу в системе по-разному: вести работу с электронными документами, вести структурированную работу над проектами или использовать систему для ежедневных поручений, можно все связать в единое целое – зависит от пожеланий компании.

Если говорить о проектах: допустим, в компании уже используется Microsoft Project или Primavera ‒ Lement Pro будет заменой?
Если говорить именно о планировании ‒ Lement Pro будет дополнением. Если говорить о контроле исполнения поручений ‒ Lement Pro действительно будет заменой. То есть для разработки планов, для распределения ресурсов по задачам можно использовать привычный инструмент в виде Microsoft Project или Primavera. А вот для того чтобы проконтролировать исполнение поручений по проекту, проследить переписку рабочих групп, организовать обмен файлами, связать задачи с документооборотом ‒ для этого можно использовать Lement Pro.

Также можно хранить историю взаимоотношений с клиентами, но мы делали Lement Pro не для тех компаний, где критически важна воронка продаж. Самое главное, что мы можем проследить цепочку по каждому клиенту: от подготовки коммерческого предложения до закрытия актов ‒ чтобы понимать, на каком этапе мы находимся и почему.

А если в компании уже присутствует какая-либо другая система автоматизации?
Если какие-либо системы уже используются, Lement Pro не будет лишней. Например, в компании уже есть система электронного документооборота. Наша система может стать хорошим дополнением. Допустим, в корпоративной СЭД может быть раскрыта тема согласования и подписания документов, версионности, но слабо проработан контроль исполнения поручений, организация работы по проектам или поддержка бизнес-процессов, не связанных с документооборотом.
То есть СЭД вроде бы есть, но она дает слабое понимание текущего положения дел в компании. В этом случае мы можем проработать интеграцию. Или миграцию с одной системы на другую. Все это зависит от требований заказчика. На самом деле, может быть, никакой интеграции или миграции не понадобится – несколько систем могут существовать параллельно, если каждая из них выполняет свою задачу и справляется с ней хорошо. Но этот момент мы обговариваем с каждым заказчиком отдельно.

А в чем польза Lement Pro для сотрудников? То есть не для всей компании в целом, а конкретно для исполнителей?
Внедрение любой системы должно быть полезно не только для топ-менеджеров, но и для рядовых сотрудников. Например, когда топ-менеджер владеет всей информацией, неизменно сокращается количество совещаний, которым совсем не рады многие сотрудники. Многим было бы удобно отчитываться в системе по мере выполнения работ, чтобы руководитель видел всю картину в любое удобное время по любому проекту и документу, а не вызывал всех на утреннюю планерку или не звонил поздно ночью с требованием предоставить информацию.

Другая проблема – авралы. Они часто возникают из-за перегрузки сотрудников. Но понять и прочувствовать эту перегрузку может не каждый руководитель, если он не видит, сколько действительно поручений висит на сотруднике в настоящий момент. Еще одна проблема, которую мы решаем, – «испорченный телефон». Когда исполнитель недопонял руководителя, потом руководитель недопонял исполнителя и так далее – возникает конфликт. В нашем случае поручения фиксируются достаточно четко – со сроками и возможным планом работ. Разночтения невозможны.

Насколько сложно настроить систему для использования в конкретной компании?
Несложно. Возьмем для примера компанию из 50 человек. Ввод структуры компании, настройка типов документов и поручений, проектов, написание регламентов – даже с дополнительными консультациями это в среднем не занимает больше двух недель. Тип деятельности играет роль, но небольшую – где-то внедрение Lement Pro продлится на один-два дня дольше, где-то на один-два дня меньше. В любом случае внедрение Lement Pro – это не тот проект, который длится годами, отдачу можно будет почувствовать в первый же месяц работы.

Вы ориентируетесь только на относительно небольшие компании?
Нет. Наша целевая аудитория имеет достаточно широкие рамки – мы ориентированы и на малый/средний бизнес, и на крупные компании, и на госсектор. Для разных типов компаний у нас есть разные возможности, но в целом ключевая задача от этого не меняется. Для любой компании важно, чтобы руководители видели всю картину, а не только какую-то часть. Кстати, особенно хорошо система проявляет себя в том случае, когда у компании есть удаленные филиалы, объекты, сотрудники в командировках.

То есть можно работать не только в локальной сети?
Конечно! И это очень важный момент – не замыкать систему внутри офиса, а подключать удаленные подразделения, давать возможность взаимодействовать в системе в командировках и т. д. Можно пойти дальше и построить взаимоотношения с заказчиками или подрядчиками через Lement Pro. Все же не всегда удобно использовать электронную почту – письма теряются, в них сложно найти нужную информацию, корректировать сроки. Естественно, при этом заказчики/подрядчики будут видеть только ту часть информации, которая потребуется, и не больше.

Но, использовать или не использовать систему для взаимодействия с заказчиками и подрядчиками, каждая компания решает самостоятельно. Впрочем, независимо от этого решения плюсы от использования Lement Pro будут заметны в любой компании как для руководителей, так и для подчиненных.

lementpro_grandsmeta_140x77mm_02m.jpg

Анна ПЕТРОВА,
Москва
Фото: «Элемент»

R

Выпуск № 4 (155) Назад в раздел


Еще на эту тему: