Главное

Календарь мероприятий

23-26 января 2018 г.
Москва, ЦВК "Экспоцентр"
19-я Специализированная выставка строительных материалов
23-26 января 2018 г.
Красноярск, МВДЦ "Сибирь"
26-я Специализированная выставка
13-16 февраля 2018 г.
Новосибирск, МВК "Новосибирск Экспоцентр"
Выставка строительных и отделочных материалов
3-6 апреля 2018 г.
Москва, ЦВК "Экспоцентр"
24-я Международная выставка строительных и отделочных материалов

Архив выпусков


С Новым годом!
Интернет-магазин МГК "ГРАНД"
Сеть клиник эстетической медицины

Lement Pro. Система управления для современной компании

Март 2014

Lement Pro. Система управления для современной компании
Электронный документооборот, электронный архив, управление проектами ‒ системы для поддержки деятельности организаций разрабатываются и внедряются достаточно давно. Некоторые компании уже успели не только ощутить на себе все плюсы такого подхода, но и опробовать в работе несколько решений, когда старые системы переставали удовлетворять требованиям организации. О пользе применения систем такого рода и новых возможностях читателям «ИТС» рассказал директор по развитию ООО «Элемент» Алексей Абрамов.

Как правильно охарактеризовать Lement Pro? Это система электронного документооборота?
Организация электронного документооборота – это только одна из возможностей Lement Pro. Мы позиционируем систему как комплексное решение. Современные средства автоматизации предприятий в принципе должны охватывать не только документооборот, но и другие процессы. Многие из них могут быть вообще не связаны с работой над документами или связаны только косвенно. Мы даем руководителям инструмент, с помощью которого можно проследить работу над каждым поручением для каждого сотрудника. Понять реальное состояние дел по проектам. Но понять не в тот момент, когда уже слишком поздно, а прямо здесь и сейчас. В любой момент и без длительных совещаний. Можно построить работу в системе по-разному: вести работу с электронными документами, вести структурированную работу над проектами или использовать систему для ежедневных поручений, можно все связать в единое целое – зависит от пожеланий компании.

Если говорить о проектах: допустим, в компании уже используется Microsoft Project или Primavera ‒ Lement Pro будет заменой?
Если говорить именно о планировании ‒ Lement Pro будет дополнением. Если говорить о контроле исполнения поручений ‒ Lement Pro действительно будет заменой. То есть для разработки планов, для распределения ресурсов по задачам можно использовать привычный инструмент в виде Microsoft Project или Primavera. А вот для того чтобы проконтролировать исполнение поручений по проекту, проследить переписку рабочих групп, организовать обмен файлами, связать задачи с документооборотом ‒ для этого можно использовать Lement Pro.

Также можно хранить историю взаимоотношений с клиентами, но мы делали Lement Pro не для тех компаний, где критически важна воронка продаж. Самое главное, что мы можем проследить цепочку по каждому клиенту: от подготовки коммерческого предложения до закрытия актов ‒ чтобы понимать, на каком этапе мы находимся и почему.

А если в компании уже присутствует какая-либо другая система автоматизации?
Если какие-либо системы уже используются, Lement Pro не будет лишней. Например, в компании уже есть система электронного документооборота. Наша система может стать хорошим дополнением. Допустим, в корпоративной СЭД может быть раскрыта тема согласования и подписания документов, версионности, но слабо проработан контроль исполнения поручений, организация работы по проектам или поддержка бизнес-процессов, не связанных с документооборотом.
То есть СЭД вроде бы есть, но она дает слабое понимание текущего положения дел в компании. В этом случае мы можем проработать интеграцию. Или миграцию с одной системы на другую. Все это зависит от требований заказчика. На самом деле, может быть, никакой интеграции или миграции не понадобится – несколько систем могут существовать параллельно, если каждая из них выполняет свою задачу и справляется с ней хорошо. Но этот момент мы обговариваем с каждым заказчиком отдельно.

А в чем польза Lement Pro для сотрудников? То есть не для всей компании в целом, а конкретно для исполнителей?
Внедрение любой системы должно быть полезно не только для топ-менеджеров, но и для рядовых сотрудников. Например, когда топ-менеджер владеет всей информацией, неизменно сокращается количество совещаний, которым совсем не рады многие сотрудники. Многим было бы удобно отчитываться в системе по мере выполнения работ, чтобы руководитель видел всю картину в любое удобное время по любому проекту и документу, а не вызывал всех на утреннюю планерку или не звонил поздно ночью с требованием предоставить информацию.

Другая проблема – авралы. Они часто возникают из-за перегрузки сотрудников. Но понять и прочувствовать эту перегрузку может не каждый руководитель, если он не видит, сколько действительно поручений висит на сотруднике в настоящий момент. Еще одна проблема, которую мы решаем, – «испорченный телефон». Когда исполнитель недопонял руководителя, потом руководитель недопонял исполнителя и так далее – возникает конфликт. В нашем случае поручения фиксируются достаточно четко – со сроками и возможным планом работ. Разночтения невозможны.

Насколько сложно настроить систему для использования в конкретной компании?
Несложно. Возьмем для примера компанию из 50 человек. Ввод структуры компании, настройка типов документов и поручений, проектов, написание регламентов – даже с дополнительными консультациями это в среднем не занимает больше двух недель. Тип деятельности играет роль, но небольшую – где-то внедрение Lement Pro продлится на один-два дня дольше, где-то на один-два дня меньше. В любом случае внедрение Lement Pro – это не тот проект, который длится годами, отдачу можно будет почувствовать в первый же месяц работы.

Вы ориентируетесь только на относительно небольшие компании?
Нет. Наша целевая аудитория имеет достаточно широкие рамки – мы ориентированы и на малый/средний бизнес, и на крупные компании, и на госсектор. Для разных типов компаний у нас есть разные возможности, но в целом ключевая задача от этого не меняется. Для любой компании важно, чтобы руководители видели всю картину, а не только какую-то часть. Кстати, особенно хорошо система проявляет себя в том случае, когда у компании есть удаленные филиалы, объекты, сотрудники в командировках.

То есть можно работать не только в локальной сети?
Конечно! И это очень важный момент – не замыкать систему внутри офиса, а подключать удаленные подразделения, давать возможность взаимодействовать в системе в командировках и т. д. Можно пойти дальше и построить взаимоотношения с заказчиками или подрядчиками через Lement Pro. Все же не всегда удобно использовать электронную почту – письма теряются, в них сложно найти нужную информацию, корректировать сроки. Естественно, при этом заказчики/подрядчики будут видеть только ту часть информации, которая потребуется, и не больше.

Но, использовать или не использовать систему для взаимодействия с заказчиками и подрядчиками, каждая компания решает самостоятельно. Впрочем, независимо от этого решения плюсы от использования Lement Pro будут заметны в любой компании как для руководителей, так и для подчиненных.

lementpro_grandsmeta_140x77mm_02m.jpg

Анна ПЕТРОВА,
Москва
Фото: «Элемент»

R

Выпуск № 4 (155) Назад в раздел


Еще на эту тему: